FECHA DE RECEPCIÓN DE OFERTAS: 14 DE ABRIL 2023
El Consorcio Nacional de Empresas de Electrificación de Costa Rica R.L. (CONELECTRICAS R.L.), invita a cotizar los servicios de Auditoría Externa para el período que termina el 31 de diciembre de cada año.
1. OBJETO DE LA OFERTA
El Objeto de esta contratación consiste en realizar una Auditoría en el Consorcio Nacional de Empresas de Electrificación de Costa Rica R.L. (CONELECTRICAS R.L.) por el período que inició el 01 de enero y finaliza el 31 de diciembre de cada año.
2. ALCANCE
Aplica para el Consorcio al contratar auditorias Financieras-Contables, auditorias de Tecnologías e Información y auditorías de Riesgos, u cualquier otra auditoría que el Consejo de Administración, aplicando su deber de dirección y control, considere oportuna y necesaria.
a) Los servicios a contratar deberán de realizarse de conformidad con los requerimientos de CONELECTRICAS R.L.
b) Formarán parte integral de la contratación de los servicios, la orden de compra y el presente Cartel. Además, la oferta que presente el despacho de Auditoría designada y cualquier modificación que se haya acordado mediante adenda.
c) Las Auditorías deberán de realizarse siguiendo las mejores técnicas aprobadas a nivel nacional o internacional que aseguren una adecuada revisión y análisis de la información, para ello, la firma contratada deberá comprometerse a realizar mínimo dos visitas de revisión a las Oficinas de CONELECTRICAS R.L., ubicadas en Valle Azul de San Ramón. Además, de ser necesario, deberá desplazarse a los diferentes sitios en los que se encuentren los diferentes centros de costos del Consorcio, para lo cual no habrá límite de visitas.
3. PRODUCTOS Y PERIODOS
El período por auditar comprenderá del 1o de enero al 31 de diciembre del año que corresponda, debiéndose respetar los diferentes ítems que se establecen por CONELECTRICAS R.L. para obtener los entregables acordados con la firma auditora de acuerdo a los siguientes parámetros:
a) La primera visita se realizará a partir del 19 junio, después de que la Administración haya generado los estados financieros del mes de mayo del año en curso. Si por alguna razón los estados financieros no estuvieran en los primeros 15 días del mes de junio, la firma auditora podrá iniciar sus trabajos revisando otros periodos u otra información para no atrasar el proceso.
b) La primera Carta de Gerencia borrador deberá entregarse en la tercera semana de julio para su revisión y la Carta de Gerencia final, deberá entregarse en la primera semana de agosto. De incumplirse este plazo, CONELECTRICAS R.L. penalizará con un 10% sobre el monto a facturar y hasta con un 15% si el atraso supera los 8 días.
c) Una vez entregada la primera Carta de Gerencia, el Gerente General o el presidente del Consejo, coordinarán la primera visita de la firma auditora al Consejo de Administración. Esta visita deberá ser dentro del mes de agosto del período auditado. De no darse esta visita, se aplicará una penalización del 10% sobre el monto a facturar.
d) La segunda visita de revisión obligatoria deberá hacerse preferiblemente al cierre de los estados financieros del periodo, los cuales deberán estar presentados por la administración en los primeros 10 días hábiles del mes de enero del periodo posterior al auditado, en esta visita se tratará de coordinar y aclarar todas las dudas y revisión de información que se haya presentado previo a la visita y que haya sido solicitada por la firma auditora, para lo cual deberá procurarse que a esta fecha la información a solicitarse no sea excesiva ni conlleve mucho tiempo que vaya a atrasar la entrega de la Opinión de Auditoría.
e) La Firma Auditora valorará con la Administración el contar con un estado preliminar que pueda entregarse a las Cooperativas Asociadas a CONELECTRICAS R.L. y que éstas requieran para su informe de fin de año, el cual se tratará de tener a más tardar el 31 de enero.
f) El borrador de la segunda carta de Gerencia, deberá ser entregada por la Firma Auditora máximo el 29 de enero.
g) La segunda carta de Gerencia y la opinión deberá entregarse máximo el 9 febrero, posterior al periodo auditado, de entregarse pasada esta fecha se penalizará con un 10% del monto a facturar y hasta un 20% si el atraso supera los 8 días.
h) La segunda visita al Consejo de Administración se realizará antes de que finalice el mes de marzo posterior al periodo auditado, penalizándose esta omisión con un 10% del monto a facturar.
i) El representante de la firma auditora, deberá estar presente ante la Asamblea Anual, para presentar, aclarar dudas, responder consultas o ampliar detalles, según sea necesario, para lo cual llevará el apoyo que considere necesario. El no presentarse a la Asamblea por parte del socio responsable de la firma auditora, representará una penalización del 15% del monto pendiente de facturar.
j) Fecha de visitas, presentación de informes y penalizaciones por atrasos:
| Actividad | Fecha | Personalización |
| Primera visita a CONELECTRICAS | 19/6/23 | De incumplirse este plazo, se penalizará con un 10% sobre el monto a facturar y hasta con un 15% si el atraso supera los 8 días. |
| Primera Carta a Gerencia. | 4/8/23 | Esta visita deberá ser dentro del mes de agosto del período auditado. De no darse esta visita, se aplicará una penalización del 10% sobre el monto a facturar. |
| Primera visita al Consejo Administración y entrega informe | 23/8/23 | |
| Segunda visita a CONELECTRICAS | 15/1/24 | |
| Segunda Carta a la Gerencia | 9/2/24 | De entregarse pasada esta fecha se penalizará con un 10% del monto a facturar y hasta un 20% si el atraso supera los 8 días. |
| Segunda visita al Consejo Administración y entrega informe | Coordinar con Gerencia, antes de finalizar mes de marzo | 10% Penalización en la facturación por no presentación. |
| Entrega del informe final | 9/2/24 | De entregarse pasada esta fecha se penalizará con un 10% del monto a facturar y hasta un 20% si el atraso supera los 8 días. |
| Presentación informe ante la Asamblea | Abril 2024 | El no presentarse a la Asamblea por parte del socio responsable de la firma auditora, representará una penalización del 15% del monto pendiente de facturar. |
k) Los informes al Consejo de Administración deberán consistir en las Cartas de Gerencias, así como el resultado de sus correcciones, los hallazgos, los estados económicos y financieros consolidados del Consorcio y sus respectivas notas, así como los demás informes solicitados en el alcance y aquellos aspectos que el auditor considere importante ampliar.
4. REQUISITOS MÍNIMOS DEL PARTICIPANTE
a) Pueden participar en este concurso personas físicas o jurídicas que estén debidamente incorporados al Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, lo cual deberán demostrar mediante certificación emitida por dicho colegio, la misma no podrá tener fecha de emisión mayor a tres meses anteriores a la fecha establecida para la apertura de las ofertas.
b) Debe especificar claramente la totalidad de profesionales que participarán en la auditoria, así como aportar el currículo vitae de cada uno de ellos. El oferente acepta que en caso de tener que sustituir alguno de los integrantes del equipo profesional, el nuevo integrante tendrá como mínimo las mismas condiciones profesionales y de experiencia del anterior.
c) El oferente debe realizar una descripción detallada de la forma en que llevará a cabo su intervención, la metodología que utilizará, enfoque, desglose de horas y actividades que llevará a cabo en cada visita y cualquier otro aspecto importante que facilite el análisis de la oferta.
d) La cantidad total de horas profesionales ofertadas para el trabajo de auditoría no podrá ser menor a lo indicado por el Colegio Profesional de Contadores Públicos de Costa Rica.
e) Las verificaciones y revisiones deben hacerse en horas hábiles.
f) La oferta deberá cumplir con la tarifa mínima por hora profesional establecida por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica.
g) Certificación de Personería Jurídica con no más de tres meses de expedida, que especifique la vigencia de la sociedad.
h) Copia de la cédula de identidad del representante legal.
i) Debe estar al día en las cuotas obrero-patronales a la fecha de apertura de este concurso.
5. REQUISITOS EQUIPO DE TRABAJO DEL PARTICIPANTE
a) Socio director y/ o Socio de Auditoría: Contador Público Autorizado, para lo cual deberá aportar certificación emitida por el Colegio de Contadores Públicos en el cual haga constar la fecha de incorporación.
b) Supervisor y/o Auditor a cargo de la auditoría: Contador Público Autorizado con al menos tres años de estar debidamente incorporado al Colegio de Contadores Públicos. Aportar la certificación debida, la cual no podrá tener fecha de emisión mayor a tres meses anteriores a la fecha establecida para la apertura de las ofertas. c) Auditores asistentes: Contar con el grado mínimo de Bachillerato en Administración de Empresas o Contaduría Pública. Deberá aportar certificación emitida por dicho colegio en la cual haga constar tal condición.
d) Experto en sistemas de información: Ingeniero Informático incorporado al colegio profesional respectivo, para lo cual deberá aportar documento idóneo en el cual demuestre dicha condición, el cual no podrá tener fecha de emisión mayor a tres meses anteriores a la fecha establecida para la apertura de las ofertas.
e) Experto en Riesgos: Profesional incorporado al colegio profesional respectivo, para lo cual deberá aportar documento idóneo en el cual demuestre dicha condición, el cual no podrá tener fecha de emisión mayor a tres meses anteriores a la fecha establecida para la apertura de las ofertas.
6. SOBRE ASPECTOS BÁSICOS A CONTEMPLAR
a) No hay relación laboral de ningún tipo si fuera persona física la contratada.
b) El o los profesionales a cargo de realizar la auditoría externa debe presentar sus seguros personales al día.
c) El adjudicatario y el personal que este designe para realizar lo aquí contratado se compromete a guardar total confidencialidad de la información suministrada.
d) Deberán presentar informes impresos en tres tantos debidamente firmados por el profesional responsable de la auditoría.
e) El adjudicatario deberá discutir todos los hallazgos con la administración de previo a la emisión de los informes (borrador y final) y los comentarios de la administración a dichos hallazgos deberán ser incluidos en dichos informes. También deberá discutir previamente con la administración, cualquier modificación que pretenda realizar al modelo estándar de la opinión a los estados financieros, en caso de que así lo determine como resultado de los procedimientos de Auditoría ejecutados.
7. RESPONSABLES DEL SEGUIMIENTO
Cada una de las partes designará al responsable del seguimiento de la auditoría.
8. REGULACIÓN
La relación de los servicios de esta Auditoría se formalizará y se regulará mediante contrato en el que se estipularán los deberes, derechos, obligaciones, plazos y valores económicos, de conformidad con lo establecido con el presente cartel.
9. DOCUMENTOS ADICIONALES A PRESENTAR
a) Póliza de Fidelidad.
b) Constancia de no morosidad con la CCSS.
c) El oferente debe presentar sus seguros personales al día.
10. ELEMENTOS DE ADJUDICACIÓN
a) Experiencia demostrada (20 pts.) La Gerencia evaluará que cumpla la experiencia de los oferentes.
b) Estudio de atestados (10 pts.) La Gerencia calificará la hoja de vida de los oferentes, basado en grado académico.
c) Precio (40 pts.) Será determinado por el monto total dividido entre las horas específicas.
d) Conocimiento específico (30 pts.)
- Experiencia en el sector eléctrico.
- Conocimiento de la normativa Cooperativa.
- Conocimiento del marco regulatorio y las disposiciones por parte de ARESEP.
- Inscrito ante los entes correspondientes.
11.FORMA PAGO
Los pagos estarán sujetos a entregas de información y cumplimiento de hitos; de presentarse atrasos en la presentación de la información regirán las penalizaciones descritas en el inciso 3.
12.RECEPCIÓN DE OFERTAS
Las ofertas se deberán hacer en dólares indicando el costo por hora profesional y deberán enviarse a CONELECTRICAS R.L. quienes recibiremos ofertas hasta las 15 horas del día 14 de abril del año en curso, a la siguiente dirección electrónica: compras@conelectricas.com
Para consultas del concurso se puede referir a la dirección electrónica: jlazo@conelectricas.com
